Hoe om ’n nuwe Plaasbestuurder suksesvol in te werk

Die aanstelling van ’n nuwe Plaasbestuurder is ’n belangrike stap vir enige boerdery. Baie tyd, geld en energie word bestee aan die werwingsproses, onderhoude, verwysingskontroles en die finale besluit. Tog word een van die belangrikste fases dikwels onderskat: die eerste 90 dae ná aanstelling.

’n Goeie kandidaat kan maklik struikel as daar nie duidelike verwagtinge, behoorlike oordrag en gereelde kommunikasie is nie. Net so kan ’n boerdery onseker raak oor ’n nuwe aanstelling bloot omdat die inwerkproses nie gestruktureerd bestuur is nie.

’n Suksesvolle plasing eindig nie wanneer die kandidaat die pos aanvaar nie. Dit begin eintlik eers wanneer die kandidaat op die plaas aankom.

Die belangrikheid van ’n duidelike oordrag

Wanneer ’n nuwe Plaasbestuurder begin, moet hy so gou moontlik verstaan hoe die boerdery funksioneer. Elke plaas het sy eie ritme, kultuur, verwagtinge en werkswyse.

Die nuwe bestuurder moet duidelikheid kry oor:

• Produksievertakkings en prioriteite
• Personeelstruktuur en verantwoordelikhede
• Huidige uitdagings op die plaas
• Belangrike seisoenale take
• Finansiële en administratiewe verwagtinge
• Die vlak van besluitnemingsbevoegdheid wat hy het

Waar hierdie inligting nie behoorlik oorgedra word nie, ontstaan onsekerheid. Die kandidaat probeer dan self aflei wat van hom verwag word, terwyl die eienaar of senior bestuur moontlik verwag dat hy reeds alles moet weet.

Stel verwagtinge vroeg en prakties

Een van die grootste redes waarom nuwe aanstellings spanning veroorsaak, is verskillende verwagtinge. Die boer dink die kandidaat verstaan die pos. Die kandidaat dink weer hy doen wat verwag word. Eers later kom beide partye agter dat hulle nie dieselfde prentjie in gedagte gehad het nie.

Daarom is dit belangrik om binne die eerste week reeds praktiese verwagtinge neer te lê.

Bespreek onder andere:

• Wat moet daagliks gerapporteer word?
• Watter besluite mag die bestuurder self neem?
• Wanneer moet die eienaar betrek word?
• Hoe word personeelkwessies hanteer?
• Wat is die belangrikste produksiedoelwitte vir die volgende drie maande?
• Hoe lyk sukses in hierdie rol?

Hoe duideliker die verwagtinge, hoe kleiner die kans op misverstande.

Die eerste maand: Waarneming en aanpassing

Die eerste 30 dae behoort nie net oor prestasie te gaan nie, maar ook oor waarneming. Die nuwe Plaasbestuurder moet die plaas leer ken, personeel verstaan, bestaande stelsels evalueer en praktiese insig kry in hoe dinge tans gedoen word.

Dit beteken nie die kandidaat moet passief wees nie. Dit beteken eerder dat die eerste maand gebruik moet word om ’n sterk grondslag te bou.

In hierdie fase is dit waardevol om weeklikse gesprekke te hê. Hierdie gesprekke hoef nie formeel te wees nie, maar moet wel doelgerig wees. Die eienaar kan vra:

• Wat het jy hierdie week raakgesien?
• Waarmee sukkel jy nog?
• Watter areas kort dringend aandag?
• Hoe ervaar jy die personeel?
• Is daar enige hulpbronne of inligting wat jy nog benodig?

Sulke gesprekke help om klein probleme vroeg op te tel voordat dit groter frustrasies word.

Die tweede maand: Verantwoordelikheid en ritme

Teen die tweede maand behoort die nuwe bestuurder meer gemaklik te wees met die plaas se stelsels, mense en verwagtinge. Nou kan meer verantwoordelikheid geleidelik aan hom oorgedra word.

Hierdie is die tyd waar die eienaar begin sien hoe die kandidaat funksioneer wanneer hy self moet beplan, opvolg en besluite neem.

Belangrike areas om te monitor sluit in:

• Betroubaarheid
• Kommunikasie
• Organisasievermoë
• Personeelhantering
• Praktiese probleemoplossing
• Eienaarskap van take
• Administrasie en rekordhouding

Dit is ook die fase waar enige gapings in vaardigheid of aanpassing aangespreek moet word. Indien die kandidaat op sekere areas ondersteuning nodig het, moet dit vroeg bespreek word.

Die derde maand: Evaluering en langtermynpassing

Teen 90 dae behoort daar ’n redelike duidelike prentjie te wees van die kandidaat se passing binne die boerdery.

Die vraag is nie net of hy die werk kan doen nie. Die groter vraag is of hy volhoubaar in die omgewing, span en bestuurstruktuur gaan funksioneer.

Teen hierdie stadium behoort die boer te kan evalueer:

• Pas die kandidaat by die kultuur van die boerdery?
• Neem hy verantwoordelikheid?
• Kommunikeer hy betyds en eerlik?
• Bou hy gesonde verhoudings met personeel?
• Toon hy potensiaal om saam met die boerdery te groei?
• Is daar rooi ligte wat ernstig aangespreek moet word?

’n Formele 90-dae gesprek is baie waardevol. Dit gee beide partye die kans om eerlik te praat oor wat werk, wat nie werk nie en wat vorentoe nodig is.

Kommunikasie bly die sleutel

Selfs die beste kandidaat kan onseker raak as kommunikasie swak is. Net so kan ’n boer gefrustreerd raak as hy nie gereeld terugvoer ontvang nie.

Die eerste 90 dae moet daarom doelbewus bestuur word. Gereelde kommunikasie help om vertroue te bou. Dit skep ook ruimte vir regstelling, leiding en groei.

’n Nuwe Plaasbestuurder hoef nie alles op dag een perfek te doen nie. Hy moet egter wys dat hy leer, luister, aanpas en verantwoordelikheid neem.

Slotgedagte

’n Suksesvolle aanstelling is nie net die gevolg van die regte kandidaat nie. Dit is ook die gevolg van ’n regverdige, duidelike en gestruktureerde inwerkproses.

Wanneer ’n boerdery tyd neem om ’n nuwe Plaasbestuurder behoorlik in te werk, verhoog dit die kans op langtermynsukses aansienlik. Die eerste 90 dae is dus nie net ’n proeftydperk vir die kandidaat nie, maar ook ’n geleentheid vir die boerdery om die grondslag vir ’n sterk werksverhouding te lê.